Brainstormen – Austauschen – Teilen

Wie bereits in meinem Artikel im „Wir Kaufleute“ Ausgabe 11/12-2017 beschrieben, nutze ich gerne die Möglichkeiten des Internets, um hier aus Florida mit meinen Kundinnen und Kunden, Freelancern und produzierenden Unternehmen in der Schweiz zu kommunizieren. In diesem weiterführenden Artikel möchte ich noch einmal näher auf die Funktionen moderner Collaboration-Tools eingehen und Interessierten ein paar Ressourcen an die Hand geben, die einem bei der Suche nach dem perfekten Tool helfen können.

Bei der Teamarbeit im Büroalltag geht es neben abteilungsspezifischen Anforderungen immer um Projekte und dem Management von solchen. Je mehr Mitarbeitende an demselben Projekt arbeiten, desto wichtiger wird die Kommunikation und Koordination untereinander. Nur wenn jedes Teammitglied Zugriff auf die notwendigen Mittel und Zugirff auf die entsprechenden Informationen hat sowie relevante Veränderungen im Arbeitsprozess erfährt, lassen sich bestmögliche Ergebnisse erzielen. Unternehmen greifen daher immer öfter auf sogenannte Collaboration-Tools zurück: das sind moderne Software-Lösungen, welche die Arbeit produktiver gestalten und ein ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen.

Was können Collaboration-Tools?

Mind-Mapping: Viele Tools unterstützen Teams bei der gemeinsamen Ideenfindung und dem kreativen Arbeiten. In den Brainstorming Prozess lassen sich so andere Abteilungen integrieren, die Inputs aus ihrem Bereich und einer dementsprechend neuen Perspektive geben können. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass der Prozess anonymer stattfindet als in einem Meetingraum und so mehr Vorschläge gemacht werden.

Vernetzung und Zugriff: Es lassen sich sogar Auftraggeber mit in den Prozess integrieren. Gerade in der Kreativbranche zeigt dies dem Kunden wie eine Idee entstanden ist. Der Prozess wird also von Beginn an schlanker, was letztendlich dem Kunden Kosten einspart.

File-Sharing: Der zentrale Zugriff auf projektrelevante Dokumente, Tabellen, Bilder, Videos und anderen Daten ist eine weitere wichtige Funktion der Collaboration-Tools.

Kommunikation in Echtzeit: Hier gibt es eine ganze Reihe von kreativen Ansätzen wie Mitarbeitende in Echtzeit kommunizieren können. Individuelle Projektboards eignen sich dazu, Aufgaben zu verteilen und Fortschritte mitzuteilen. Die Kommentarfunktion erlaubt eine schnelles Feedback. Zusätzlich lassen sich bewährte Kommunikationsformen wie Video-Telefonie, Instant-Messaging und E-Mail integrieren.

Projektmanagement: Collaborations-Tools geben sowohl dem Projektleiter als auch den Teammitglieder einen Überblick, welchen Fortschritt das Projekt gerade macht und ob es Verzögerungen gibt. Auch lassen sich so Ressourcen optimal aufteilen und organisieren. Gemeinsame Kalender helfen, Termine zu halten.

Die Suche nach dem perfekten Tool

Für Firmen gestaltet sich die Suche nach einem geeigneten Collaboration-Tool oft schwierig, da es einiges zu beachten gibt. Die Unterschiede im Funktionsumfang und den Kosten sind oft erheblich. Nicht alle Tools lassen sich technisch integrieren, da es keine Schnittstellen zu vorhandenen Produkten gibt oder womöglich die gewünschten Dateiformate nicht unterstützt werden. Es gibt Lösungen die selbst gehostet werden können und besonders sicher sind. Andere Lösungen in der Cloud sind wiederum besonders flexibel und von überall erreichbar.

Der beste Ansatz für die Suche ist sich vorher darüber klar zu werden, was man von dem Tool erwartet in Punkto Funktionsumfang und Sicherheit, und welche vorhandenen System in das Tool mit eingebunden werden sollen.

Bekannte Tools in aller Kürze

HipChat ist eine Software der britischen Softwarefirma Atlassian für Chats bzw. Instant Messaging für Unternehmen, die im Büro und auch mobil genutzt werden kann. Zu den Funktionen gehören beispielsweise sicher verschlüsselte Gruppenchats, Videochats oder auch Bildschirmübertragungen. Sie richtet sich an alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Branche. Eine Besonderheit ist, dass sich die Software HipChatServer auf dem eigenen Unternehmensserver hosten lässt und somit sehr sicher ist.

Yammer ist ein soziales Netzwerk mit dem sich interne und externe Netzwerke einrichten lassen. Das Teilen und die Bearbeitung von Dokumenten, der Austausch von Wissen sowie die unternehmensinterne und -übergreifende Zusammenarbeit steht im Vordergrund. Der Dienst wurde im Juli 2012 von Microsoft übernommen und Teil der Office 365 Enterprise werden.

Slack ist ein webbasierter Instant-Messaging-Dienst und erlaubt den Austausch von Nachrichten, mit Einzelpersonen oder in einer Gruppe zu chatten sowie gemeinsam Dokumente zu bearbeiten. Andere Online-Dienste wie Dropbox, Google Drive oder GitHub lassen sich in Slack integrieren. Zusätzlich zur Webanwendung gibt es Clients für die Betriebssysteme Windows, macOS, Linux, Android und iOS. Slack arbeitet eng mit Google zusammen.

Weitere aktuelle Ressourcen, um das perfekte Collaboration-Tool zu finden

Slack, HipChat, Yammer und Ryver im Vergleich

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Die besten Collaboration-Tools

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