Un­ser Le­ben wird im­mer stär­ker frag­men­tiert und wir sprin­gen von ei­ner Auf­ga­be zur nächs­ten. Was einst zu un­se­rer Ent­las­tung ent­wi­ckelt wur­de, droht nun zum Stress­fak­tor Num­mer eins zu wer­den und un­se­re Pro­duk­ti­vi­tät emp­find­lich zu re­du­zie­ren. Ge­mäss Alex­an­der Mar­kowetz «er­le­ben wir eine ra­san­te Tech­nik­re­vo­lu­ti­on, die ih­ren Ze­nit noch lan­ge nicht er­reicht hat. Übli­cher­wei­se geht ein sol­cher Pro­zess nicht nur mit ei­ner spür­ba­ren Ar­beitserleichterung ein­her, son­dern gleich­zei­tig mit ei­ner sprung­haf­ten Stei­ge­rung der Ar­beitsleistung». Der gros­se Pro­duk­ti­vi­täts­schub durch die di­gi­ta­le Re­vo­lu­ti­on sei je­doch bis­lang aus­ge­blie­ben. Erik Bryn­jolfs­son hat den Be­griff «Pro­duk­ti­vi­täts­pa­ra­do­xon» 1993 erst­mals ver­wen­det und er­klärt, «dass es ein auf­fal­len­des Miss­ver­hält­nis gebe zwi­schen den be­mer­kens­wer­ten Fort­schrit­ten der Com­pu­ter­leis­tun­gen und der nur re­la­tiv lang­sam stei­gen­den Pro­duk­ti­vi­tät ih­rer Nut­zer».

Soll­ten also für ein­mal die Di­gi­tal Im­mi­gran­t’s im Vor­teil sein, die sich noch an eine un­ter­bre­chungs­freie, kon­zen­trier­te Pro­duk­ti­vi­tät er­in­nern? Die den di­gi­ta­len Hel­fern viel­leicht noch we­ni­ger ver­fal­len sind? Ei­nes scheint zu­min­dest si­cher zu sein: Of­fice Ma­na­ge­rIn­nen von heu­te be­nö­ti­gen be­wuss­te Stra­te­gi­en im Um­gang mit den di­gi­ta­len Hilfs­mit­teln, eine an­ge­pass­te Ar­beits­wei­se so­wie kla­re Re­geln und Ver­ein­ba­run­gen für die Zu­sam­men­ar­beit.

Wie könnten solche Strategien aussehen? Drei konkrete Quick Win’s seien hier vorgestellt:

Tipp 1: E-Mails blockweise abarbeiten

Re­du­zie­ren Sie Un­ter­bre­chun­gen, in­dem Sie Ihre E-Mails nur noch block­wei­se ab­ar­bei­ten. Mehr Kon­zen­tra­ti­on und ent­spann­te Pro­duk­ti­vi­tät sind Ih­nen si­cher. Die­ser Tipp be­nö­tigt in vie­len Un­ter­neh­men ein fun­da­men­ta­les Um­den­ken, bringt je­doch rasch Bes­se­rung in den frag­men­tier­ten Ar­beits­all­tag. Zusatztipp: Mor­gens nicht als ers­tes mit der Be­ar­bei­tung der E-Mails be­gin­nen, da sonst jede Ta­ges­pla­nung auf den Kopf ge­stellt wird.

Tipp 2: Digital Knigge

De­fi­nie­ren Sie in Ih­rem Team/​Un­ter­neh­men kla­re Re­geln, wie mit elek­tro­ni­schen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­teln um­ge­gan­gen wer­den soll. So kann bei­spiels­wei­se der in­ter­ne Mail­ver­kehr re­du­ziert und ka­na­li­siert wer­den. Zusatztipp: Den pas­sen­den Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nal wäh­len und die Er­war­tung auf so­for­ti­ge Ant­wor­ten re­du­zie­ren bzw. zum Te­le­fon grei­fen.

Tipp 3: Pro-aktives Arbeiten

Be­wuss­tes Pla­nen und pro-ak­ti­ves Ar­bei­ten füh­ren zu mehr Kon­trol­le bei der Auf­ga­ben­er­le­di­gung. An­statt im re­ak­ti­ven Mo­dus in Ak­tio­nis­mus zu ver­fal­len, kann mit pro-ak­ti­vem Ar­bei­ten in wei­ser Vor­aus­schau Stress re­du­ziert und kon­zen­trier­te Leis­tungs­fä­hig­keit ge­won­nen wer­den. Zusatztipp: In­iti­al­auf­wand! Ein­ma­lig Zeit in­ves­tie­ren, spä­ter spa­ren. Zum Bei­spiel mit der De­fi­ni­ti­on von schlan­ken Pro­zes­sen, Ord­nung am Ar­beits­platz, ein­heit­li­chen Vor­la­gen.

In­ter­es­san­ter­wei­se soll die bewusste Un­ter­bre­chung so­gar die lang­fris­ti­ge Pro­duk­ti­vi­tät stei­gern. So ver­fügt un­ser Ge­hirn über ein De­fault Mode Net­work (DMN), wel­ches bei schöp­fe­ri­schen Pro­zes­sen von ei­ner un­be­wuss­ten In­ku­ba­ti­on pro­fi­tiert (Pang, 2017). Was uns im Ar­beits­all­tag mit all sei­nem Klein­kram je­doch un­pro­duk­tiv macht, scheint die unbewusste Zer­split­te­rung der Auf­merk­sam­keit zu sein. Ent­spann­te Pro­duk­ti­vi­tät wird dann mög­lich, wenn wir wie­der über län­ge­re Stre­cken in Ruhe und kon­zen­triert ar­bei­ten kön­nen.

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Beitrag von Sibylle Jäger Learning & Development, Erwachsenenbildnerin FA SVEB, Coach MAS FA, dipl. Persönlichkeits- und Stressregulationstrainerin, dipl. NLP Practitioner