Unser Leben wird immer stärker fragmentiert und wir springen von einer Aufgabe zur nächsten. Was einst zu unserer Entlastung entwickelt wurde, droht nun zum Stressfaktor Nummer eins zu werden und unsere Produktivität empfindlich zu reduzieren. Gemäss Alexander Markowetz «erleben wir eine rasante Technikrevolution, die ihren Zenit noch lange nicht erreicht hat. Üblicherweise geht ein solcher Prozess nicht nur mit einer spürbaren Arbeitserleichterung einher, sondern gleichzeitig mit einer sprunghaften Steigerung der Arbeitsleistung». Der grosse Produktivitätsschub durch die digitale Revolution sei jedoch bislang ausgeblieben. Erik Brynjolfsson hat den Begriff «Produktivitätsparadoxon» 1993 erstmals verwendet und erklärt, «dass es ein auffallendes Missverhältnis gebe zwischen den bemerkenswerten Fortschritten der Computerleistungen und der nur relativ langsam steigenden Produktivität ihrer Nutzer».

Sollten also für einmal die Digital Immigrant’s im Vorteil sein, die sich noch an eine unterbrechungsfreie, konzentrierte Produktivität erinnern? Die den digitalen Helfern vielleicht noch weniger verfallen sind? Eines scheint zumindest sicher zu sein: Office ManagerInnen von heute benötigen bewusste Strategien im Umgang mit den digitalen Hilfsmitteln, eine angepasste Arbeitsweise sowie klare Regeln und Vereinbarungen für die Zusammenarbeit.

Wie könnten solche Strategien aussehen? Drei konkrete Quick Win’s seien hier vorgestellt:

Tipp 1: E-Mails blockweise abarbeiten

Reduzieren Sie Unterbrechungen, indem Sie Ihre E-Mails nur noch blockweise abarbeiten. Mehr Konzentration und entspannte Produktivität sind Ihnen sicher. Dieser Tipp benötigt in vielen Unternehmen ein fundamentales Umdenken, bringt jedoch rasch Besserung in den fragmentierten Arbeitsalltag. Zusatztipp: Morgens nicht als erstes mit der Bearbeitung der E-Mails beginnen, da sonst jede Tagesplanung auf den Kopf gestellt wird.

Tipp 2: Digital Knigge

Definieren Sie in Ihrem Team/Unternehmen klare Regeln, wie mit elektronischen Kommunikationsmitteln umgegangen werden soll. So kann beispielsweise der interne Mailverkehr reduziert und kanalisiert werden. Zusatztipp: Den passenden Kommunikationskanal wählen und die Erwartung auf sofortige Antworten reduzieren bzw. zum Telefon greifen.

Tipp 3: Pro-aktives Arbeiten

Bewusstes Planen und pro-aktives Arbeiten führen zu mehr Kontrolle bei der Aufgabenerledigung. Anstatt im reaktiven Modus in Aktionismus zu verfallen, kann mit pro-aktivem Arbeiten in weiser Vorausschau Stress reduziert und konzentrierte Leistungsfähigkeit gewonnen werden. Zusatztipp: Initialaufwand! Einmalig Zeit investieren, später sparen. Zum Beispiel mit der Definition von schlanken Prozessen, Ordnung am Arbeitsplatz, einheitlichen Vorlagen.

Interessanterweise soll die bewusste Unterbrechung sogar die langfristige Produktivität steigern. So verfügt unser Gehirn über ein Default Mode Network (DMN), welches bei schöpferischen Prozessen von einer unbewussten Inkubation profitiert (Pang, 2017). Was uns im Arbeitsalltag mit all seinem Kleinkram jedoch unproduktiv macht, scheint die unbewusste Zersplitterung der Aufmerksamkeit zu sein. Entspannte Produktivität wird dann möglich, wenn wir wieder über längere Strecken in Ruhe und konzentriert arbeiten können.

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Beitrag von Sibylle Jäger Learning & Development, Erwachsenenbildnerin FA SVEB, Coach MAS FA, dipl. Persönlichkeits- und Stressregulationstrainerin, dipl. NLP Practitioner