In vielen Firmen verbringt ein Grossteil der Mitarbeitenden bis zu 50 Prozent der Arbeitszeit in Sitzungen. Sind die Meetings gut vorbereitet, effizient durchgeführt und wird dabei wertschätzend kommuniziert, profitieren alle davon. Die Erfahrung zeigt, dass die meisten Mitarbeitenden mit der Sitzungskultur ihres Unternehmens unzufrieden sind. Dabei wäre es so einfach – mit mehr Wertschätzung und einer guten Organisation.

Sitzungen reduzieren und sparen

Könnte die Sitzungsdauer um 25 Prozent reduziert werden, ohne dass das Resultat darunter leidet, könnten nicht nur Kosten gespart, sondern auch Reibungsverluste und Frustration vermieden werden.

  • Bei einem Mitarbeitenden könnten so schnell einmal CHF 10’000.- pro Jahr eingespart werden.
  • Bei einer Firma mit 100 Mitarbeitenden ergibt das bereits eine jährliche Einsparung von einer Million Franken.

5 Soft Skills für Meetings

Vorbereiten

Ein grosses Ärgernis bei allen Teilnehmenden ist die mangelnde Vorbereitung. Sie sind gezwungen, nochmals zu repetieren und alle auf den aktuellen Stand zu bringen. Dies ist ein Zeitkiller, beinhaltet grosses Frustpotential und gibt kein gutes Bild ab. Bei weniger, dafür besser strukturierten und vorbereiteten Sitzungen gewinnt man automatisch Zeit für die Vorbereitung und steigert damit die Qualität.

Pünktlich sein

Wenn Sie pünktlich erscheinen, zeigen Sie Wertschätzung gegenüber den anderen Sitzungsteilnehmenden. Sie demonstrieren, «die Sitzung ist mir wichtig», «eure Zeit ist wertvoll» und «ich bin gut organisiert». Kommen Sie sogar ein paar Minuten zu früh, so nutzen Sie diese Zeit, um mit Ihrem Team zu plaudern und sorgen damit für einen guten Einstieg in die Sitzung.

Positiv starten

Starten Sie positiv, so nehmen Sie diese Energie gleich mit in das erste Traktandum. Kluge Sitzungsleiter starten mit einem 1 bis 2 minütigen Intro. Entweder Sie beginnen mit Small Talk und erkundigen sich, wie das Team das vergangene Wochenende erlebt hat oder Sie fragen aktiv nach einem positiven Erlebnis eines Mitarbeitenden. Dies darf ruhig auch privater Natur sein. Auch ein «Danke» für die gute Vorbereitung, die tollen Ideen etc., ist motivierend.

Interesse zeigen

Das Grundbedürfnis jedes Menschen ist Aufmerksamkeit. Wenn Mitarbeitende zu wenig Aufmerksamkeit und Wertschätzung erhalten, so versuchen sie oft, an Sitzungen die Wichtigkeit ihrer Arbeit mittels langer Präsentationen und Ausführungen zu demonstrieren. Wenn Sie mit Augenkontakt, einem Lächeln und einer zugewandten Körpersprache Interesse zeigen, fördern Sie eine gute Gesprächskultur. Wertschätzung zeigen, können Sie bereits mit einer freundlichen Begrüssung, einem Lächeln oder einer kleinen Geste wie zum Beispiel Getränke anbieten oder etwas Süsses mitbringen.

Verbindlichkeit schaffen

Viele ärgern sich über die mangelnde Verbindlichkeit der Teilnehmenden. An der Sitzung werden Vereinbarungen getroffen, die später nicht eingehalten werden, meistens ohne Konsequenzen. Protokolle mit Terminen und Verantwortlichkeiten verhindern, dass an der nächsten Sitzung an alten Problemen weiterdiskutiert werden muss.

Tipps

Es lohnt sich, die Einschätzung der Sitzungskultur einmal jährlich im Team abzuholen und an Verbesserungen zu arbeiten.

Ein kurzes Debriefing am Schluss hilft bei der Reflektion der Sitzungsqualität. Statt anschliessend im Flur zu jammern und über das schlechte Meeting zu lästern, setzen Sie sich das Ziel «nächstes Mal besser machen» und bringen Sie den Mut auf, Ihre Kolleginnen und Kollegen auf die mangelnde Umsetzung der Soft Skills aufmerksam zu machen. Denn: Auch Feedback geben, bedeutet Wertschätzung.

Autorin

Susanne Abplanalp
Expertin für Business Knigge und Autorin des Buchs «Office Knigge» herausgegeben vom Verlag SKV.