Das Zustimmen zu Cookie-Einstellungen und Datenschutzerklärungen gehört zu unserem Alltag, wie der morgendliche Gang ins Badezimmer. Doch kaum eine:r nimmt sich die Zeit, eine solche Erklärung gründlich durchzulesen. Weshalb auch? Ohne Zustimmung kommt man selten weit(er). Und so setzen wir wie ferngesteuert das Häkchen im «Ja, ich stimme zu»-Kästchen, ohne zu wissen, für was wir gerade unser Einverständnis geben. In diesem Blog klärt unser Rechtsdienst über die neusten Praktiken in Sachen Datenschutz auf und wie Angestellte damit umgehen.

Datenschutz im Bewerbungsverfahren

Beispiel

Sie befinden sich mitten im Bewerbungsprozess für Ihre Traumstelle. Bereits beim Einreichen der Bewerbungsunterlagen, stimmen Sie mit einem Häkchen der untenstehenden (stark gekürzten) Datenschutzerklärung zu.

Damit geben Sie dem Unternehmen in den meisten Fällen die Erlaubnis

  • Ihre Daten aus Ihren eigenen Angaben sowie aus Drittquellen zu erheben (z.B. öffentlich zugängliche Quellen, frühere Arbeitgebende, beruflich orientierte soziale Netzwerke wie LinkedIn, Jobbörsen, Online-Portale, Behörden (z.B. Strafregister)), soweit dies für Ihre Eignung für das zukünftige Arbeitsverhältnis oder die Vorbereitung des zukünftigen Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.
  • Daten an andere Empfänger weiterzugeben (inkl. Übermittlung ins Ausland), soweit dies für den Zweck der Rekrutierung erforderlich ist.
  • usw.

Sie werden zudem darauf hingewiesen, dass Sie zwar nicht verpflichtet sind, Ihre Personendaten mitzuteilen, es jedoch sein kann, dass das Unternehmen den Bewerbungsprozess oder den Abschluss eines Arbeitsvertrags ohne bestimmte Informationen nicht fortsetzen bzw. durchführen kann, weil es ohne diese Angaben nicht beurteilen kann, ob Sie für die fragliche Stelle geeignet sind und sie sich ein Arbeitsverhältnis mit Ihnen vorstellen können.

Ist das erlaubt?

Ja. Aus rechtlicher Sicht ist es erlaubt, Arbeitnehmenden eine Einverständniserklärung vorzulegen, in der das Sammeln von Personendaten im oben aufgeführten Rahmen geregelt wird. Damit darf das Unternehmen persönliche Daten sammeln, die für die Eignung und Vorbereitung des Arbeitsverhältnisses notwendig sind.

Wie gehe ich damit um?

  1. Überlegen Sie sich genau, welche Informationen Sie über sich selbst, wo veröffentlichen und wer Zugang zu diesen hat.
  2. Halten Sie öffentlich zugängliche Angaben über Ihre Person stets aktuell und prüfen Sie diese regelmässig auf Korrektheit, so dass möglichst keine negativen und/oder widersprüchlichen Informationen an die Öffentlichkeit gelangen.
  3. Haben Sie grosse Bedenken zum Regelungsinhalt, empfehlen wir Ihnen, dass Gespräch mit dem potenziellen Arbeitgeber:in zu suchen und diese Bedenken sachlich zu äussern.

Good to know

Datenschutzerklärungen sind – insbesondere seit der Einführung des neuen DSG – oft so gestaltet, dass darin möglichst viele (hypothetische) Szenarien in Zusammenhang mit dem Sammeln, Bearbeiten und Weitergeben von Personendaten von Bewerbenden durch die Arbeitgeberin abgedeckt werden.

Datenschutz im Arbeitsverhältnis

Die Datenschutzerklärung

Zahlreiche Arbeitgebende verlangen von Ihren Mitarbeitenden die Unterzeichnung einer Datenschutzerklärung. Typischerweise informiert die Arbeitgeberin in einer solchen,

  • welche Kategorien von Personendaten in Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis zu welchem Zweck bearbeitet werden,
  • auf welchen rechtlichen Grundlagen die Datenbearbeitung basiert,
  • in welchen Fällen die gesammelten Personendaten an wen weitergegeben werden und
  • welche Rechte die Mitarbeitenden als Betroffene haben.

Daneben enthalten solche Datenschutzerklärung oft auch Informationen zur Datensicherheit, zur Vornahme von automatisierten Einzelentscheidungen und zur Aufbewahrung und Speicherung von Personendaten.

Was ist als Arbeitnehmende:r zu tun?

  • Die Datenschutzerklärung genau durchlesen und offene Fragen mit der zuständigen Person im Unternehmen klären.
  • Auch unser Rechtsdienst steht bei Fragen betreffend arbeitsplatzbezogenem Datenschutz gerne zur Verfügung.

Änderung der Datenschutzerklärung

Oft enthalten Datenschutzerklärungen von Arbeitgebenden folgende Bestimmung:

Diese Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit nach eigenem Ermessen geändert und aktualisiert werden, beispielsweise aufgrund geänderter gesetzlicher Bestimmungen. Es gilt jeweils die aktuelle Version, die unter [Quelle] verfügbar ist.

Das müssen Sie wissen

  1. Mit einer solchen Klausel in der Datenschutzerklärung behalten sich Arbeitgebende vor, die Erklärung jederzeit einseitig abändern zu können, ohne ausdrückliche Zustimmung der Arbeitnehmenden.
  2. Es darf von Arbeitgebenden erwartet werden, dass sie bei einer einseitigen Änderung der Datenschutzerklärung die Mitarbeitenden über den geänderten Inhalt der Erklärung aktiv informieren – eine explizite Zustimmung der Mitarbeitenden ist jedoch nicht erforderlich.
  3. Sind Mitarbeitende mit den Änderungen in der Datenschutzerklärung nicht einverstanden und ist die Arbeitgeberin nicht bereit, Anpassungen in der Erklärung vorzunehmen (was typischerweise der Fall ist), so bleibt Arbeitnehmenden ultima ratio nichts anderes übrig, als das Arbeitsverhältnis aufzulösen.

Alles in allem

Datenschutz im Arbeitskontext ist komplex und doch essentiell. Arbeitnehmende sollten Datenschutzerklärungen sorgfältig lesen, um ihre Rechte und Pflichten zu verstehen. Auch wenn eine Zustimmung meist erforderlich ist, ist es wichtig, sich über die Bedingungen im Klaren zu sein. Kenntnis und Bewusstsein über die eigenen Daten und deren Verwendung sind entscheidend für informierte Entscheidungen im Arbeitsumfeld.

Sie haben Fragen oder sind unsicher, was den Datenschutz im Arbeitskontext angeht? Unsere Arbeitsrechtspezialist:innen beraten Sie gerne.

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